LFOGRAMAS S.A.S.
MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- GENERALIDADES:
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier
persona a su intimidad personal y familiar y su buen nombre; así como de conocer, actualizar y
rectificar la información recogida sobre ella en bancos de datos y archivos de entidades públicas o
privadas.
En desarrollo del artículo constitucional antes mencionado, se expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17
de octubre de 2012, la cual establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los
datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. En particular, el literal
- k)delartículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a
“adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”, obligación que de no ser
atendida acarrea la imposición de sanciones.
Con el fin de garantizar la adopción del manual interno de políticas, el Decreto 1377 de 2013
reglamentó algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos del mismo.
ALFOGRAMAS. S.A.S (en adelante ALFOGRAMAS) está comprometida con el respeto de los
derechos de sus clientes, empleados y terceros en general, razón por la que adopta la siguiente
política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que
involucre el tratamiento de datos personales, sean éstas actividades comerciales, civiles, de
consumo, o laboral, rigiéndose además por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación
informática, libertad y transparencia.
- DEFINICIONES:
En atención a lo ordenado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se hace
necesario establecer las definiciones para el entendimiento y aplicación de la norma, las cuales
serán incorporadas en el presente Manual, así:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos
personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal,
dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular
o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos,
entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil
de las personas. Son públicos, entre otros, los datos personales existentes en el registro
mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C. Co), Estos datos pueden ser
obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a Información
general, privada o personal.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la
persona Titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados,
Información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni
pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto
sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente
al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las
relaciones con las entidades de la seguridad social.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable
del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Consulta: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para
conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
Reclamo: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para
corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado
desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera
del país (transferencia internacional).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por
objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
- PRINCIPIOS:
ALFOGRAMAS. S.A.S. aplicará los principios que se establecen a continuación, los cuales
constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e
intercambio, de datos personales:
Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales,
se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de
datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los
que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por ALFOGRAMAS S.A.S., estarán
subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo
Titular de los datos personales.
Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo
puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los
datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal, estatutaria, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener de ALFOGRAMAS. S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas
por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u
otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados conforme a la presente ley
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por ALFOGRAMAS. S.A.S. será
manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que estén a su alcance para
otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de
datos personales, se comprometen a conservar y mantener la reserva de la información
manteniendo esta obligación inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de
datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
ley.
Principio de limitación de recolección: ALFOGRAMAS. S.A.S. solo recolectará los datos
personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del
tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que
no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe
hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales
al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes, y (iii)
acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo
necesario y razonable para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o
instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.
Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una
obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las
normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales,
jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades, se procederá a la supresión de los datos.
Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación
por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles
fallas en el tratamiento de datos personales.
- DERECHOSDE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:
Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes
derechos de los Titulares de los datos:
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a ALFOGRAMAS. S.A.S. Para el
efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que
terceros no autorizados accedan a la información del Titular del dato.
Obtener copia de la autorización.
Ser informado sobre el uso que ALFOGRAMAS. S.A.S. ha dado a los datos personales del
Titular;
Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la
presente política.
Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización del dato personal
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento por parte de ALFOGRAMAS. S.A.S. se ha incurrido en conductas contrarias a la
ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La Información solicitada por el Titular
podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera
el Titular. La Información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su
acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
- EJERCICIODE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición ALFOGRAMAS. S.A.S.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén
facultadas para representarlos.
- DERECHOSDE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos
datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los
representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas
y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de
conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus
datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los
demás.
- DEBERESDE ALFOGRAMAS. S.A.S. COMO RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
ALFOGRAMAS. S.A.S., cuando actúe como responsable o encargado del tratamiento de datos
personales, cumplirá con los siguientes deberes:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas
data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento este previamente autorizado.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
- REGISTRONACIONAL DE BASES DE DATOS:
ALFOGRAMAS. S.A.S. se reserva la facultad de mantener y catalogar determinada información como
confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en
consonancia con el derecho fundamental y constitucional que ampara a ALFOGRAMAS. S.A.S.
- TRATAMIENTODE DATOS SENSIBLES:
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por
ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán
otorgar su autorización.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
- AUTORIZACIÓNDEL TITULAR:
La recolección, almacenamiento, uso, y circulación de datos personales por parte de ALFOGRAMAS.
S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización
previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda
ser objeto de consulta y verificación posterior.
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles ALFOGRAMAS. S.A.S. se deben cumplir los
siguientes requisitos:
La autorización debe ser explícita.
Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha
información.
Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto
de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
- CASOSEN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- TOMADE LA AUTORIZACIÓN:
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web, en
cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo
técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble
clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una
conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
La autorización será generada por ALFOGRAMAS. S.A.S. y será puesta a disposición del Titular con
antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
- PRUEBADE LA AUTORIZACIÓN:
ALFOGRAMAS. S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y
adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o
tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos
personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán
establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de
terceros contratados para tal fin.
- OBJETODE LA AUTORIZACIÓN:
La información otorgada por el Titular de la información tendrá por objeto facultar a ALFOGRAMAS.
S.A.S. para:
Consultar, verificar, y/o corroborar la capacidad de pago, antecedentes y/o demás
cualidades o variables, con el objetivo de determinar la viabilidad del inicio o continuación
de la relación o vinculación.
Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, y demás
actividades relacionadas con el objeto social de ALFOGRAMAS. S.A.S.
Informar sobre nuevos productos.
Realizar actividades promocionales y/o de marketing.
Efectuar estudios de preferencias de consumo.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por clientes, consumidores, proveedores y
demás personas vinculadas directa o indirectamente con ALFOGRAMAS. S.A.S.
Informar sobre cambios de los servicios de ALFOGRAMAS. S.A.S.
Evaluar la calidad del servicio.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.
Realizar procesos de selección y contratación de personal para ALFOGRAMAS. S.A.S.
Realizar el registro de visitantes en nuestras instalaciones.
Adicionalmente, por razones de eficiencia, seguridad y de estar a la vanguardia en tecnología, los
servidores de ALFOGRAMAS. S.A.S. en donde está alojado nuestro sistema y base de datos podrán
estar ubicados fuera de Colombia. Por lo anterior, el Titular del dato autoriza a ALFOGRAMAS. S.A.S.
previa, expresa, informada e inequívocamente para que en caso de que sea necesario o pertinente
enviemos sus datos personales a los servidores de ALFOGRAMAS. S.A.S. a cualquier país que
consideremos conveniente para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de
almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o computación en la nube (cloud computing)
que nosotros contratemos o requiramos.
- AVISODE PRIVACIDAD:
El Aviso de Privacidad (anexo 1) es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos
personales. A través de este documento se pone en conocimiento al Titular la información relativa a
la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
- DEBERESDE ALFOGRAMAS. S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS
DATOS PERSONALES:
ALFOGRAMAS. S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad
de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este
sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado
debidamente, y respetando en todo caso la normativa vigente sobre protección de datos
personales.
- GARANTÍASDEL DERECHO DE ACCESO:
ALFOGRAMAS. S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad
del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin
costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.
- CONSULTAS:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose
en cualquier base de datos. ALFOGRAMAS. S.A.S. suministrará a éstos toda la información
contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el ALFOGRAMAS. S.A.S., de la cual se
mantendrá prueba de los términos y presupuestos en que fue realizada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
Para que el Titular realice la consulta ALFOGRAMAS. S.A.S. garantiza:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser
informados en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
- RECLAMOS:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos
debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo
ante ALFOGRAMAS. S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ALFOGRAMAS. S.A.S., con la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección
o sitio de notificación, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación
al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que dirá
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
ALFOGRAMAS. S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos
que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los
interesados en la página web http://www.ALFOGRAMAS.com/
Respecto de la supresión de datos, como quiera que ello implica la eliminación total o parcial de la
información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de
datos o tratamientos realizados por ALFOGRAMAS. S.A.S., éste derecho no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo, entre otros casos, cuando:
El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales, o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el Titular.
- REVOCATORIADE LA AUTORIZACIÓN:
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos
personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o
contractual. Para ello, ALFOGRAMAS. S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos
que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos (2) modalidades en las que la revocación del
consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades
consentidas, esto es, que ALFOGRAMAS. S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del
Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para
fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación
parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de
conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de
acuerdo.
- UTILIZACIÓNY TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E
INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE ALFOGRAMAS. S.A.S.-
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona
Titular de datos personales pueda tener con ALFOGRAMAS. S.A.S., la totalidad de su información
puede ser transferida al exterior, con la aceptación de la presente política autoriza expresamente
para transferir información personal.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información,
ALFOGRAMAS. S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se
comprometan a observar ésta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban,
únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación con
ALFOGRAMAS. S.A.S. y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para
propósito o fin diferente. ALFOGRAMAS. S.A.S., también puede intercambiar información personal
con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades
judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil,
administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus
contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o
apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de
residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las
autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y
del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y
condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos,
privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones
aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
- FUNCIÓNDE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE ALFOGRAMAS
S.A.S:
ALFOGRAMAS. S.A.S. designará al Oficial de Seguridad de la Información para cumplir con la
función de protección de datos personales y dará tramite a las solicitudes de los Titulares, para el
ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a
que se refiere la normativa vigente sobre protección de datos personales.
- SANCIONES
La Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido
tratamiento de datos personales:
“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los
Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de
carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos
mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser
sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó. b) Suspensión de las actividades
relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se
indicarán los correctivos que se deberán adoptar. c) Cierre temporal de las operaciones
relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren
adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio. d) Cierre
inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”
- VIGENCIA:
El presente manual rige a partir del veintiséis (26) de Julio de 2013 y deja sin efectos los
reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas
en ALFOGRAMAS. S.A.S.
- POLÍTICADE SEGURIDAD INFORMÁTICA
Para ALFOGRAMAS. S.A.S. es fundamental contar con todas las medidas técnicas, jurídicas,
humanas y procedimentales para mantener la seguridad de los datos, asegurando la
confidencialidad, y la integridad. Por esto ALFOGRAMAS. S.A.S tiene implementados protocolos de
seguridad que son obligatorios para todo el personal que tiene acceso a datos personales y a los
sistemas de información de la compañía. Nuestra política de seguridad informática es un marco de
referencia en el cual aseguramos que la información es protegida de una manera adecuada
independientemente de la forma en la que ésta sea manejada, procesada, transportada o
almacenada. A continuación se explican los puntos principales que hacen parte de esta política:
- Políticasde protección a la infraestructura tecnológica de la red de datos.
- Políticasde control de acceso a la información.
- Políticasde recuperación de datos ante desastres.
- Políticaspara la protección en contra de malware.
- Políticasde restricción a la utilización de USB no autorizados.
- Políticade respaldo de la información.
- Políticaescrita sobre el uso correcto de las herramientas de información.
- Acuerdode confidencialidad con proveedores y terceros.
- Cláusulasde confidencialidad en los contratos laborales de los empleados.
- Procedimientosde auditorías internas y externas.
ANEXO 1
AVISO DE PRIVACIDAD
ALFOGRAMAS. S.A.S., con domicilio en la Ciudad de Bogotá, Colombia, es responsable del
tratamiento de los datos personales.
¿Cómo contactarnos?
Dirección oficinas: Av calle 8 sur # 37-72 Piso 2 Bogotá.
Correo electrónico: comercial@ALFOGRAMAS.com
Teléfono: (+571) 7206150 o 3005670517
Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes
finalidades:
Consulta, verificar, y/o corroborar la capacidad de pago, antecedentes y/o demás
cualidades o variables, con el objetivo de determinar la viabilidad del inicio o continuación
de la relación o vinculación con ALFOGRAMAS. S.A.S.
Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, y demás
actividades relacionadas con el objeto social de ALFOGRAMAS. S.A.S.
Informar sobre nuevos productos.
Realizar actividades promocionales y/o de marketing.
Efectuar estudios de preferencias de consumo.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por clientes, consumidores, proveedores y
demás personas vinculadas a ALFOGRAMAS. S.A.S.
Informar sobre cambios de los servicios de ALFOGRAMAS. S.A.S.
Evaluar la calidad del servicio.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.
Realizar procesos de selección y contratación de personal para ALFOGRAMAS. S.A.S.
Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de
seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos
a futuro empleo.
Programar eventos convocados por la empresa con el registro del personal, para fines de
bienestar laboral y seguridad y salud en el trabajo.
Realizar el envío de información relacionada con la nómina, seguridad y salud en el trabajo,
bienestar laboral entre otras publicaciones de carácter laboral.
Realizar procesos de selección y contratación de personal para ALFOGRAMAS. S.A.S.
Realizar el registro de visitantes en nuestras instalaciones.
Se les informa a los Titulares de información que pueden consultar el “Manual de
Políticas de Tratamiento de Datos Personales” de ALFOGRAMAS. S.A.S., en la
página web http://www.ALFOGRAMAS.com
